Conservar tus facturas: qué guarda Keyio y qué debes guardar en papel
Cuánto tiempo hay que conservar las facturas, cuáles ya son electrónicas y por qué una foto en Keyio no te permite tirar el papel.
Cuánto tiempo conservarlas
Hacienda puede revisar una declaración durante 4 años desde que acaba el plazo para presentarla, así que las facturas que la justifican se deben conservar al menos ese tiempo. Una empresa (sociedad o autónomo) debe conservar sus libros y justificantes 6 años según el Código de Comercio. La factura de algo que amortizas — la compra del inmueble, los muebles, una mejora — hace falta mientras lo amortizas y 4 años más desde la última declaración que la usa.
Las facturas que llegan en PDF ya son electrónicas
Una factura que el proveedor te envía en PDF — por email o descargada de su web — es una factura electrónica: no hay original en papel. Lo que debes hacer es conservar ese fichero íntegro y legible durante el plazo de arriba. Adjuntarlo al gasto en Keyio, o reenviarlo al buzón de facturas, guarda el fichero tal cual lo subiste.
Facturas en papel: guarda el papel
Una foto o un escaneo de una factura en papel es una copia útil — Keyio la lee, la archiva y la guarda con el gasto —, pero no sustituye al papel. La ley solo permite destruir una factura en papel después de digitalizarla con un programa homologado por la Agencia Tributaria (Orden EHA/962/2007), que firma electrónicamente cada imagen. Keyio no es un programa homologado, así que guarda las facturas en papel en una carpeta durante todo el plazo.
Esto es información general, no asesoramiento: confirma con tu gestoría cuánto tiempo debes conservar tus facturas.
Guardar una copia tuya
En la pestaña Gastos de una propiedad, Más › «Descargar facturas originales (ZIP)» descarga todas las facturas adjuntas a los gastos del año, con nombres por fecha, proveedor, número de factura e importe, y un índice (indice.csv). El índice lleva la huella SHA-256 de cada fichero: si una copia que guardas en otro sitio da la misma huella, es exactamente el fichero que tenía Keyio.
Al borrar un gasto su factura también deja de estar en Keyio, así que Keyio pide confirmación y te recuerda descargarla antes si no tienes otra copia.