Facturas en una propiedad de empresa: base, IVA, suplidos y retención
Cuando una propiedad es de una empresa, cada gasto puede llevar el número de factura y su desglose, Keyio avisa de los duplicados y la exportación para el gestor incluye el IVA soportado.
Quién ve estos campos
El bloque «Datos de la factura» aparece en el formulario de gasto solo en las propiedades cuyo régimen fiscal es Empresa (IS). En una propiedad de un particular el formulario es el de siempre: un importe y nada más que rellenar.
El régimen fiscal se indica en el formulario de la propiedad. Al darte de alta, Keyio te pregunta si tus propiedades están a nombre de un particular o de una empresa, y las que crees después empiezan con esa respuesta; puedes cambiarlo en cada propiedad.
El desglose y el importe
Puedes indicar el número de factura, la base imponible, el IVA, los suplidos (importes sin IVA que una notaría, un registro o una gestoría paga por tu cuenta y te repercute) y la retención de IRPF. Todos son opcionales.
El importe del gasto es lo que te cuesta la factura: base imponible + IVA + suplidos. Keyio lo calcula mientras escribes y te avisa si las cifras no cuadran con el importe.
La retención no reduce el coste. Pagas menos al proveedor e ingresas el resto en Hacienda, así que una factura con retención cuesta lo mismo; el formulario te muestra aparte lo que pagas realmente al proveedor.
Leer la factura con IA
Adjunta la factura (o hazle una foto desde el móvil) y Keyio rellena el proveedor, la fecha, el número de factura y el desglose para que lo revises. No se guarda nada hasta que confirmas.
Las cifras solo se conservan cuando cuadran con el total impreso en la factura. Si no cuadran, Keyio deja el total impreso y te muestra un aviso para que revises el importe, porque puede faltar una retención o un suplido.
Keyio recuerda cómo clasificaste las facturas anteriores de cada proveedor y te propone la misma categoría la próxima vez.
El vencimiento se rellena cuando la factura lo imprime; nunca se calcula a partir de condiciones como «30 días». Mientras la factura esté sin pagar, te llega un aviso una semana antes de que venza y en cuanto vence (ver Conciliación bancaria).
Comprueba siempre las cifras leídas de un documento con la factura antes de guardar.
Facturas duplicadas
Antes de guardar, Keyio busca un gasto que ya tengas del mismo proveedor con el mismo número de factura, o con la misma fecha e importe, en cualquiera de tus propiedades, y te dice cuál es. Es un aviso: puedes guardar igualmente si de verdad son dos facturas.
Cuando importas varias facturas a la vez, las que parecen ya registradas se marcan como «Ya registrado» y quedan sin seleccionar.
En una operación de compra-venta
En el paso Venta del formulario de la propiedad, «Coste de las facturas» decide cómo cuenta cada factura en la operación: con IVA (el IVA es un coste más, lo habitual cuando la venta va exenta de IVA) o sin IVA (cuenta solo la base, cuando el IVA se recupera). Pregunta a tu gestor cuál es tu caso.
En la pestaña Venta, la tarjeta de costes muestra el IVA soportado de las facturas con desglose, y «Exportar para el gestor» descarga todos los gastos de la operación en CSV, Excel o PDF con el número de factura, la base, el IVA, los suplidos y la retención.