Hacer seguimiento de candidatos antes de firmar el contrato
Reúne visitas, solicitudes, notas y documentos de selección de posibles inquilinos de larga estancia en un solo sitio, y convierte tu elección en un contrato real.
Para qué sirve y dónde está
En un alquiler de larga estancia, a menudo tienes varias personas a considerar antes de elegir inquilino — alguien que visitó la propiedad, alguien que envió una solicitud, alguien entre quien todavía dudas. Un candidato de alquiler te permite hacer seguimiento de esa persona antes de crear el contrato: sus datos de contacto, un estado, notas de llamadas o visitas, y documentos de selección como una copia del DNI o una nómina.
Abre una propiedad, ve a su pestaña Alquileres y cambia el interruptor "Rentals / Candidates" de arriba a "Candidates". Esta lista está separada de tus alquileres reales por un motivo: un candidato todavía no es inquilino, así que no necesita — ni debería tener — contrato, libro de pagos ni entrada en el calendario.
- 1Desde la vista de Candidatos, haz clic en "+ Nuevo candidato" y añade su nombre y datos de contacto.
- 2Haz avanzar el estado a medida que progresa — consulta más abajo la guía de estados para saber qué significa cada uno.
- 3Usa el icono de notas para registrar llamadas, visitas o cualquier cosa que quieras recordar — el mismo registro cronológico que se usa para las comunicaciones de un alquiler ya firmado.
- 4Adjunta una copia del DNI o una nómina desde el propio modal del candidato si estás haciendo selección de inquilinos.
Los datos de contacto y documentos de un candidato están cifrados, igual que los de un inquilino ya firmado. Si lo rechazas o el candidato se retira, esos datos se eliminan automáticamente pasados 90 días — no necesitas borrarlos a mano en el caso habitual.
Qué significa cada estado
El estado de la fila de un candidato es la forma de seguir en qué punto de tu decisión está cada persona. No hay un orden obligatorio — pon el que refleje la realidad — pero la progresión natural es Visita programada → Solicitud enviada → Aceptado.
Visita programada — has organizado (o hecho) una visita, pero la persona no ha presentado una solicitud formal. Es el estado por defecto de un candidato recién creado.
Solicitud enviada — ha mostrado interés serio y, normalmente, ha entregado documentación de selección. Los candidatos en este estado (y en Aceptado) muestran la acción "Crear alquiler" en su fila.
Aceptado — es la persona que has elegido. Poner un candidato en Aceptado abre directamente el formulario de nuevo alquiler (ver la sección siguiente). Un candidato también pasa a este estado automáticamente en cuanto creas su contrato.
Rechazado — has decidido no seguir adelante con esta persona. Sus datos de contacto y documentos se eliminan automáticamente 90 días después.
Retirado — el candidato se ha retirado por su cuenta. Misma limpieza automática a los 90 días que en Rechazado.
La lista de Candidatos se filtra por defecto a "Visita programada" y "Solicitud enviada", así que los candidatos Aceptado, Rechazado y Retirado quedan ocultos hasta que actives esos filtros.
Convertir un candidato en un contrato real
Cuando te has decidido por alguien, pon su estado en "Aceptado" (o, si todavía está en "Solicitud enviada", haz clic en el icono "Crear alquiler" de su fila). En ambos casos, Keyio abre el formulario habitual de nuevo alquiler ya relleno con su nombre y datos de contacto como inquilino — solo tienes que añadir los detalles propios del contrato: fechas, renta y fianza.
Al guardar ese formulario se crea el alquiler de larga estancia real, el candidato queda marcado como Aceptado y ambos quedan vinculados. Sus datos de contacto independientes se eliminan en ese momento, porque ahora forman parte del propio alquiler — mantener una segunda copia solo sería guardar datos personales de más sin motivo.
Si cierras el formulario sin guardar, no se pierde nada: el candidato simplemente permanece en "Aceptado" y la acción "Crear alquiler" sigue en su fila para retomarla más adelante.
Una vez que un candidato se ha convertido en contrato, el icono "Crear alquiler" se sustituye por un enlace "Ver contrato" que lleva directamente a la página de resumen de ese alquiler.