Pasar de Excel a Keyio
Si llevas tus pisos, inquilinos y rentas en un Excel, no hace falta volver a teclearlos: súbelo, revisa lo que Keyio ha entendido y créalo todo de una vez.
Muchos propietarios empiezan con una hoja de cálculo: una fila por piso, el nombre del inquilino, la renta, la fianza y cuándo empieza y acaba cada contrato. Funciona hasta que hay que avisar de un preaviso, saber qué mes falta por cobrar o preparar la renta.
Keyio importa esa hoja tal como la tienes. Descarga la plantilla si empiezas de cero, o sube tu propio archivo: nada se crea hasta que lo revisas.
Cómo se hace
1. Prepara las columnas
Piso, dirección, ciudad, tipo de alquiler, inquilino, DNI o NIE, email, teléfono, renta, fianza, fecha de inicio y de fin. No hacen falta todas, ni en este orden, ni con estos nombres exactos.
2. Una fila por piso o por contrato
Si un piso tiene varios contratos (habitaciones, o un inquilino nuevo), repite el piso en otra fila. Las filas de totales o notas se saltan.
3. Di hasta cuándo está cobrado
Con una columna «Pagado hasta» (un mes como 09/2026), Keyio sigue las rentas desde el mes siguiente. Sin ella, todo lo anterior a este mes se da por cobrado.
4. Revisa antes de crear
Ves qué columnas ha reconocido, qué pisos y contratos va a crear y cuáles deja sin marcar (los que ya terminaron o se solapan con uno que ya tienes). Corriges lo que haga falta y confirmas.
¿Solo tienes los contratos?
Sube los PDF de los contratos firmados: la IA lee de cada uno la dirección, el inquilino, la renta, la fianza y las fechas, y te lo enseña en la misma lista para revisarlo.
Si un título no se reconoce
Puedes elegir a mano qué columna es cada dato, o pedir a la IA que lo proponga. Solo se le envían los títulos de las columnas, nunca los datos de tus inquilinos.
Qué tienes después en Keyio
- Cada contrato con su libro de cobros: qué meses están pagados y cuáles pendientes.
- Avisos de los plazos del contrato, como el preaviso de no renovación o su fin.
- Los gastos de cada piso y el informe para la declaración de la renta.
- Los datos de los inquilinos guardados cifrados, como en cualquier contrato que crees a mano.
Los datos de tus inquilinos
Para importarlos necesitas una relación contractual con ellos o su autorización, y haberles informado como exige la protección de datos. Keyio te pide confirmarlo antes de importar. Política de privacidad.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que rehacer mi Excel para importarlo?
No. Keyio reconoce los títulos de columna habituales (piso, dirección, inquilino, DNI, renta, fianza, fechas) y te deja corregir qué columna es cada dato. Si algún título no lo reconoce, puedes pedir a la IA que proponga cuál es cuál: solo se le envían los títulos, nunca los datos de tus inquilinos.
¿Qué pasa con las rentas de los meses anteriores?
Por defecto se dan por cobradas, para que no aparezca deuda de antes de usar Keyio. Si añades una columna «Pagado hasta» con el último mes cobrado de cada contrato, Keyio sigue las rentas desde el mes siguiente y lo que falte por cobrar desde entonces aparece pendiente.
Solo tengo los contratos en PDF, ¿puedo importarlos?
Sí. Sube uno o varios contratos de alquiler en PDF y la IA lee de cada uno la dirección de la vivienda, el inquilino, la renta, la fianza y las fechas. Aparecen en la misma lista que un Excel para que los revises, y lo que un contrato no dice se te indica en lugar de rellenarlo.
¿Se duplican los pisos que ya tengo en Keyio?
No. Un piso con el mismo nombre o dirección que uno de tu cuenta no se crea otra vez: se le añaden sus contratos, y uno que coincide en fechas con otro que ya tiene se deja sin marcar.
¿Necesito permiso para subir los datos de mis inquilinos?
Necesitas tener una relación contractual con ellos o su autorización, y haberles informado como exige la protección de datos; Keyio te pide confirmarlo antes de importar. Sus datos se guardan cifrados, como en cualquier contrato que crees a mano.
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